FAQ - La tenue des registres

Les délibérations originales avec paraphe de l’autorité territoriale, les décisions, les procès-verbaux de séances, les arrêtés définitifs et les arrêtés du personnel.

Un extrait de délibérations est une copie d’un acte inscrit dans le registre, dont il constitue l’extrait.

Un acte relié dans le registre ne devrait pas voir apparaitre la mention « extrait du registre des délibérations » ou « extrait du registre des arrêtés » car il s’agit de la délibération intégrale.

Les délibérations doivent être signées par l’autorité territoriale (maire, président) et le secrétaire de séance (Article L.2121-23 du Code général des collectivités territoriales (CGCT)).

Le procès-verbal doit être signé par l’autorité territoriale et le secrétaire de séance (décret 2021-1311 du 7 octobre 2021).

Le maire élu au cours de la séance signera le procès-verbal de séance.

Oui. Les procès-verbaux de séances doivent être reliés. Ceux-ci peuvent être dans le même registre que les délibérations ou à part selon le volume.

Oui. La tenue des registres papier est obligatoire avec signature manuscrite.

La tenue d’un registre numérique avec signature électronique peut être organisée à titre complémentaire (Article R.2121-9 du Code général des collectivités territoriales (CGCT)).

Les délibérations qui sont envoyées à la Préfecture pour le contrôle de légalité sont considérées d’un point de vue archivistique comme des copies. Elles n’ont donc pas vocation à être conservées ni être reliées.

La reliure concerne cependant l’ensemble des points présentés ou débattus durant la séance, qu’ils soient soumis ou non au contrôle de légalité (procès-verbal de séance par exemple).

Oui. Une table chronologique ainsi qu’une table thématique doivent être reliées en fin de registre. Celles-ci doivent également être numérotées et paraphées.

Oui. Il convient de faire relier les délibérations du CCAS sur les mêmes modalités que pour les autres délibérations.

Non. Les pièces annexes ne doivent pas être reliées mais constitue un dossier de séances qui doit être conservés. Généralement, le dossier de séances se compose comme suit :
-    Convocation ;
-    Ordre du jour ;
-    Liste des présents ;
-    Transcription des débats ;
-    Compte-rendu ;
-    Rapport de synthèse ;
-    Pièces annexes remises aux élus.
 

Chaque feuillet clôturant une séance doit rappeler les numéros d'ordre des délibérations prises, la liste des membres présents et une place pour la signature du maire et du/des secrétaires de séance.

Les feuilles de présence signées sont considérées comme des pièces annexes et doivent conservées dans le dossier de séance.

Les arrêtés définitifs et les arrêtés du personnel sont à relier.

Les arrêtés temporaires de voirie, de circulation et d’occupation temporaire du domaine public ne sont pas à relier car ils sont éliminables après 5 ans.

Oui. Pour des raisons de confidentialité, les arrêtés du personnel peuvent être reliés à part. Si c’est le cas, ils doivent avoir une numérotation à part.

La version signée par l’autorité territoriale et l’agent doit être reliée. 

Oui. Pour les communes de moins de 1000 habitants, il est possible de tenir un « registre de la mairie » qui contient à la fois les délibérations du conseil municipal et les arrêtés du maire. Dans ce cas, il est nécessaire de créer une séparation entre les délibérations et les arrêtés.

Les actes sont à relier une fois par an ou tous les 5 ans maximum pour les communes de moins de 1000 habitants.

Vous trouverez ici une liste non exhaustive de relieurs professionnels. Tous ne sont pas dans le Rhône.

Les décisions sont à relier au même titre que les délibérations et les arrêtés. Selon leur volume, elles peuvent être reliées au sein du même registre, en fin de séance ou dans une section à part à la fin du registre.

Chaque feuillet de délibération ou d’arrêté doit être numéroté dans le coin supérieur droit recto (position obligatoire). Cette numérotation doit contenir le millésime de l’année et le paraphe (ex : 2026/1).

Pour les délibérations, chaque feuillet doit également comporter le nom de la collectivité et la date de la séance.

Pour les autres types d’actes, chaque feuillet doit comporter le nom de la collectivité et la nature de l’acte.

Si les arrêtés permanents et temporaires sont conservés à part, il convient d’avoir 2 numérotation distincte. Par exemple « AP01/2026 » pour les permanents et « AT01/2026 » pour les temporaires.

Si les arrêtés sont reliés dans un même registre, la numérotation continue convient.

Les feuillets doivent être numérotés uniquement en recto.

Ils peuvent être imprimés en recto verso. Cependant, si seul le recto est imprimé, le verso doit être barré d’un trait oblique.

Oui. De plus, le seul tampon « Marianne » ne suffit pas, le feuillet doit être paraphé manuscritement.

Les actes doivent être imprimés à l’encre noire sur papier blanc (A4 ou A3) avec une marge de 25 mm minimum pour la reluire.

Le papier doit être neutre, de couleur blanche et non recyclé (norme ISO 9706-1999). L’encre doit être noire, stable dans le temps et neutre (norme ISO 11798-1997).

Les arrêtés et les délibérations sont en principe immédiatement communicable. Attention cependant aux arrêtés pouvant contenir des données personnelles (arrêté du personnel, arrêté de détention d’un chien dangereux etc…) dont la communication n’est possible qu’après 50 ans à partir de la date de l’acte. Ils restent toutefois librement communicables aux personnes concernées.