Le PAPRIPACT est obligatoire pour les collectivités et établissements publics quel que soit leur effectif (article L4121-3-1 code du travail).
Véritable feuille de route, il permet de déployer les objectifs de prévention dans l’ensemble des services concernés. Il doit s’inscrire dans un processus d’amélioration continue et résulte donc d’une démarche dynamique, permanente, évolutive et soutenable pour l’activité des services. L’actualisation de PAPRIPACT doit être effectuée à chaque mise à jour du DUERP, si nécessaire.
Il formalise l'engagement écrit de l'autorité territoriale pour la réalisation des actions retenues, donnant une légitimité aux moyens et acteurs mobilisés pour leur mise en œuvre par l'encadrement qui en est chargé (temps, budget...) et doit être présenté pour avis au Comité Social Territorial (CST) ou à la Formation Spécialisée en matière de santé, sécurité et de conditions de travail (F3SCT).
Une fois le programme établi, il reste à s’assurer tout au long de l’année de l’avancement effectif des actions et des difficultés rencontrées dans sa réalisation. L’autorité territoriale devra être informée des difficultés importantes pouvant impacter l’atteinte des objectifs.
Enfin, un bilan annuel des actions menées et des actions en suspens servira de base pour établir le programme annuel de prévention suivant.
1. La mise en œuvre du PAPRIPACT
Contexte réglementaire
Les résultats de l’évaluation des risques débouchent sur un programme annuel de prévention des risques professionnels et d'amélioration des conditions de travail qui :
« a) Fixe la liste détaillée des mesures devant être prises au cours de l'année à venir, qui comprennent les mesures de prévention des effets de l'exposition aux facteurs de risques professionnels ainsi que, pour chaque mesure, ses conditions d'exécution, des indicateurs de résultat et l'estimation de son coût;
b) Identifie les ressources de l'entreprise pouvant être mobilisées ;
c) Comprend un calendrier de mise en œuvre » ; (article L4121-3-1 code du travail)
Conformément à l’article 72 du décret n°2021-571 du 10 mai 2021
« Chaque année, le président de la formation spécialisée du comité soumet pour avis à celle-ci un programme annuel de prévention des risques professionnels et d'amélioration des conditions de travail établi à partir de l'analyse à laquelle il est procédé en application de l'article 74 et des informations relatives à la santé, la sécurité et aux conditions de travail contenues dans le rapport social unique.
Ce programme fixe la liste détaillée des réalisations ou actions à entreprendre au cours de l'année à venir. Il précise, pour chaque réalisation ou action, ses conditions d'exécution et l'estimation de son coût. La formation spécialisée peut proposer un ordre de priorité et des mesures supplémentaires au programme annuel de prévention.
Lorsque certaines mesures prévues au programme de prévention n'ont pas été prises, les motifs en sont donnés en annexe à ce programme ».
Présentation
Sous forme de tableau, il comprend :
Les mesures à mettre en œuvre ;
L'activité ou le service concerné ;
L'origine de la détection du risque et de la définition des mesures à mettre en œuvre (rapport d'inspection, analyse d'accident, registre d'observations et suggestions ...) ;
La ou les personnes chargées de la mise en œuvre ;
Le délai de réalisation prévu ;
Le coût prévisionnel, s'il est connu ;
La date de réalisation du document ;
Le visa de l'autorité territoriale ;
La date de la présentation pour avis au CST/F3SCT.
Un modèle est proposé par le service prévention et conditions de travail du cdg69 – voir en annexe.
Élaboration
Sur la base de l'ensemble des mesures à mettre en œuvre dans la collectivité, l'encadrement définit, pour les agents dont il a la responsabilité, son programme de réalisation pour l'année en prenant en compte le degré d'urgence de chaque mesure. Il peut faire appel à l'assistant de prévention en tant que conseil et assistance pour élaborer ce programme.
Les mesures alimentant le programme annuel de prévention peuvent être issues entre autres :
Du document unique ;
Des rapports d'inspection en santé et sécurité au travail ;
Des rapports de contrôles ou de vérifications ;
D'analyses internes (suite à accident, observations ou suggestions sur registre ...) ;
Des rapports de la médecine préventive.
Idéalement, l'ensemble de ces éléments permet de réaliser la mise à jour annuelle du document unique d'évaluation des risques. Ce document de synthèse doit permettre d'établir les programmes d'actions par unité de travail avec des éléments de priorisation.
Chaque programme est transmis à la direction chargée de la réalisation du programme de la collectivité (souvent direction générale des services ou ressources humaines).
Cette dernière vérifie, avec les conseils de l'assistant de prévention au besoin, si les urgences ont effectivement été prises en compte. Elle peut le compléter par des actions transversales répondant à la politique prévention de la collectivité. La synthèse de ces programmes lui permet d'établir la proposition de programme qui sera soumise à l'autorité territoriale qui la présentera au CST/F3SCT pour avis.
| Rappel : Chaque situation nécessitant une mesure urgente doit faire l'objet d'une action conservatoire ou corrective immédiate, qui peut être intermédiaire mais qui permet de limiter le risque |
Diffusion et exploitation
Une fois validé par l'autorité territoriale et le CST/F3SCT, le programme est diffusé aux responsables de réalisation pour les actions qui les concernent. Ces personnes sont les seules responsables de la réalisation effective du programme.
Pour les petites structures, un seul programme sera conservé et suivi par le responsable administratif, assisté et conseillé par l'assistant de prévention.
Pour les collectivités structurées en services ou directions et possédant un encadrement, des programmes de prévention par service, secteur ou activité pourront être réalisés, chaque responsable ou directeur étant responsable de la réalisation effective de ce programme. Cela correspond aux unités de travail lorsque les programmes d'actions sont issus du document unique.
| Rappel : Les actions transversales ou touchant à l'organisation générale de la collectivité (mise en place de nouveaux outils, rédaction de consignes générales...) sont de la responsabilité de la direction en charge de la prévention, souvent la direction générale ou la direction chargée du personnel. |
L'assistant de prévention reste à disposition comme conseil et assistance à la mise en œuvre, il organise le suivi de la réalisation.
Erreurs à éviter
Réaliser un programme unique dans une collectivité importante qui ne permet pas le suivi par chaque responsable.
Se limiter à la réalisation d'un programme d'actions transversales, sans prendre en considération les actions ciblées.
Etablir un programme sans concertation des responsables de réalisation.
Rendre responsable de la réalisation du programme et de la mise en œuvre des actions le seul assistant ou conseiller de prévention.
2. Le suivi du PAPRIPACT
Objectifs
Assurer le suivi de la réalisation des actions de prévention, cela permet de :
S'assurer au fil de l'année de la réalisation effective des mesures de prévention prévues dans le programme annuel de prévention ou des mesures d'urgence détectées en cours d'année ;
Suivre la situation au long de l'année et informer l'autorité en cas de difficulté importante ;
Établir le bilan annuel des actions de prévention.
Rôle de l’assistant/conseiller de prévention
L’assistant/conseiller de prévention peut centraliser les informations données par les personnes responsables de la réalisation des mesures. Il peut faire le point régulièrement avec elles sur la mise en œuvre effective des mesures, la périodicité étant à définir en fonction des besoins en interne. Il conseille ces personnes responsables ou l'autorité territoriale selon les besoins.
Il s'assure au fil de l'année de l'avancée de la réalisation du programme annuel de prévention.
Il contribue à informer l'Agent Chargé de la Fonction d’Inspection (ACFI) des réponses apportées à ses préconisations.
Si des mesures qui lui semblent incontournables prévues dans le programme annuel de prévention ne sont pas prises en compte, il en informe l'autorité territoriale.
Il s'assure, au fil de l'année, de l'avancée de la réalisation du programme et il peut conseiller les responsables sur les mesures de prévention choisies.
Structure
Le suivi des actions de prévention se fera à partir du programme annuel de prévention en :
Ajoutant les mesures à mettre en œuvre qui n'étaient pas prévues dans le programme annuel de prévention (mesures d'urgence détectées en cours d'année) ;
Indiquant les mesures complètement ou partiellement réalisées et le cas échéant les mesures de remplacement choisies dans la colonne réalisation ;
Présentant le coût réel et la date de réalisation de l'action.
Mise en œuvre du suivi
Chaque personne responsable de mise en œuvre d'actions suit, sur la base de son programme de prévention, la réalisation effective des actions.
Elle note les mesures effectivement réalisées, les dates de réalisation, et s'engage sur la réalité de cette réalisation (visa, bilan écrit, factures...).
La situation soulevée peut être traitée par d'autres mesures que celles prévues initialement ou la réalisation des mesures prévues peut être partielle. C'est pourquoi sont à distinguer les mesures à mettre en œuvre (prévues) et les mesures effectivement mises en œuvre.
La synthèse des états de réalisation communiqués par chaque responsable est à réaliser. Elle pourra l'être, selon la collectivité, par l'assistant/conseiller de prévention, ou un comité de pilotage, ou un autre acteur clairement désigné pour le faire (DRH, secrétariat du CST...). Ne seront présentées comme réalisées que les actions pour lesquelles le responsable de la mise en œuvre s'est engagé sur la réalité de la mise en œuvre.
Diffusion et exploitation
L’état d’avancement est diffusé aux membres du CST/ F3SCT à chaque réunion de l'instance et à l'autorité territoriale régulièrement et à minima une fois par an.
Erreurs à éviter
L'assistant/conseiller de prévention n'est en aucun cas responsable de la réalisation des mesures. Il est conseiller et peut être centralisateur.
Déclarer une mesure comme réalisée sans engagement du responsable ou constatation sur place.