1. Archifiltre, qu'est-ce que c'est ?
Archifiltre est un logiciel gratuit permettant d’auditer une arborescence informatique afin de la visualiser et de comprendre ses éventuels défauts.
Il permettra une visualisation immédiate de votre arborescence et de vos fichiers ainsi que l’édition d’un fichier d’audit exploitable par votre service informatique (SI) ou, dans le cas d’une demande de mission, les archivistes du cdg69 afin d’optimiser leur diagnostic.
Les ministères sociaux français utilisent régulièrement ce logiciel. Archifiltre garantit que vos données sont entièrement protégées et ne sont pas réutilisées.
2. Comment lancer une analyse ?
2.1 Télécharger Archifiltre
- Pour télécharger Archifiltre, il faut se rendre sur le site internet officiel Archifiltre.
- Le site va automatiquement télécharger la version adaptée à votre système d’exploitation. Si ce n’est pas le cas, cliquez sur « Télécharger Archifiltre pour Windows » si vous utilisez ce
système d’exploitation. - Ouvrez ensuite le fichier « Archifiltre-docs-win-setup.exe ». Le logiciel va s’installer et se lancer.
2.2 Lancer une analyse
Une analyse par Archifiltre prend du temps et doit être lancée en amont d’une intervention, dans l’idéal la veille du diagnostic. Durant l’opération, l’ordinateur devra rester allumé. Ainsi, il
conviendra de lancer une analyse de votre dossier le plus important (ou le plus lourd, par exemple un dossier « commun » ou un dossier utilisé par plusieurs agents).
- Appuyez sur « Nouveau répertoire » en haut à gauche
- Une fenêtre apparaît, cliquez une fois sur le dossier à analyser et appuyez sur « sélectionner un dossier »
- L’analyse se lance, vous pouvez laisser le logiciel travailler
- Une fois terminée, le logiciel fait apparaître une visualisation de l’arborescence qui pourra
être utilisée par votre SI ou les archivistes le jour du diagnostic.
2.3 Analyser les données
À partir de cette visualisation, plusieurs éléments sont mis en avant :
- Représentation graphique hiérarchique des fichiers et des dossiers avec différents niveaux de couleurs
- Il est également possible de travailler directement sur cette visualisation en ajoutant des« tags » permettant d’identifier certains dossiers ou fichiers.
Il est également possible d’extraire un audit mettant en avant les chiffres clés de l’arborescence et identifiant des éléments clés tels que les différents formats présents, le nombre de répertoires, la date extrême des documents, le nombre de doublons ou encore le fichier le plus long.
Pour réaliser un export depuis Archifiltre, il suffit de cliquer sur le bouton en haut à droite "exporter". Une fenêtre s'ouvre et propose de télécharger différents exports. Choisir « rapport d’audit ».
Pour en savoir plus sur les fonctionnalités d’Archifiltre, consulter la documentation du site.
Fiche outil au format PDF
Le service Archives met à votre disposition cette fiche outil dédiée au logiciel gratuit Archifiltre sous format PDF afin que vous puissiez, si vous le souhaitez, la télécharger et l'imprimer.