1. Rôle de l’Assistant de Prévention
Les rôles de l’Assistant de Prévention sont multiples :
- Il détecte une situation à risque, soit de lui-même soit après avoir été alerté,
- Il organise et mène l’analyse de cette situation,
- Enfin il rédige le rapport afin d’informer l’autorité territoriale et il en assure le suivi (réponse des décideurs compétents).
2. Nature et origine de l’analyse de la situation de travail
Le rapport ou la fiche synthèse formalise l’analyse d’une situation, soit à la suite d’une constatation directe de l’AP, soit à la suite d’une demande spécifique de l’autorité territoriale, de l’encadrement ou d’un agent, soit à la suite d'un incident ou accident révélateur d'une situation à risque.
Toute analyse doit se faire avec les personnes concernées par la situation de travail, en écoutant et en prenant en compte chaque point de vue. La recherche du consensus est à privilégier afin de faciliter l'acceptation par toutes les personnes concernées des conclusions de l'analyse et des solutions proposées.
3. Structure du rapport ou de la fiche synthèse
Le document doit être le plus clair et le plus précis possible. Il doit comporter :
- la date de réalisation
- la liste des participants ayant contribué à l’analyse
- Une description détaillée de l’activité concernée (nature, nombre de personnes, moyens, environnement de travail, fréquence de réalisation...) ;
- La nature des risques et leur origine ;
- Le contexte réglementaire qui s’applique à la situation si cela est nécessaire ;
- Les caractéristiques permettant d’évaluer le risque (poids, fréquence, hauteur, flux de circulation...) ;
- Les mesures actuellement mises en œuvre pour traiter la situation ;
- Le degré d’urgence perçu ;
- Les mesures proposées pour réduire le risque ou pour permettre de trouver des solutions ;
- Éventuellement les mesures immédiates prises dans l’attente d’une décision ;
Idéalement, le document reproduit fidèlement et objectivement les faits. Doivent être bannis tous les jugements de valeurs sur les personnes ou sur les procédures de travail. Doit également être évitée la mise en cause directe d’une personne. Les mesures proposées doivent être d’ordre organisationnel, technique et humain et issues du dialogue avec les personnes concernées ou, si ce n’est pas le cas, cela doit être précisé.
4. Diffusion et exploitation
Il sera diffusé à l‘autorité territoriale, à la direction (ou à l’encadrement) concernée, aux participants à l’analyse et pourra faire l’objet d’une information auprès des membres du Comité Social Territorial.
Il sera exploité par les décisionnaires compétents (selon l’ampleur de la décision à prendre) afin de décider des mesures à mettre en œuvre pour améliorer la situation. Ces décisions seront reprises selon leur degré d’urgence dans le programme annuel de prévention (Fiche-outil n°5).
5. Conseils : travers à éviter
- Émettre un jugement de valeur sur une personne ou une organisation. Cela compromettrait la crédibilité et l’impartialité du rapport. Par ailleurs, l’AP sortirait de son rôle de personne ressource.
- S’appuyer sur un seul point de vue sans le signaler. La réalité pourrait être autre et la crédibilité de l’AP s‘en trouverait remise en cause.
- Ne pas proposer de solution ou conclure qu’il n’y en a pas. Dans le second cas, cela peut mettre en cause la responsabilité de l’AP.
- Ne pas écouter les personnes directement concernées, imposer une idée a priori.