Ces 15 et 22 mars 2026 auront lieu les élections municipales. En tant qu’élus, c’est le moment de faire le point sur vos archives ! On vous explique.
Les documents produits dans l’exercice de vos fonctions publiques sont considérés comme des archives publiques (y compris les notes personnelles). Ils sont donc un bien commun, soumis à la règlementation en vigueur, et doivent être versés.
Pour rappel :

• en cas de détournement d’archives publiques ou de destruction sans autorisation, vous encourez 10 ans d'emprisonnement et 150 000 euros d'amende pour acte volontaire (article 432-15 du Code pénal) ou 1 an d'emprisonnement et 15 000 euros d'amende pour acte commis par négligence (article 432-16 du Code pénal).
• Les archives communales, communautaires et de syndicats sont des archives publiques. À ce titre et en tant que représentant, vous êtes responsable de ces documents (articles L212-6 et L212-6-1 du code du patrimoine). Un budget portant sur la gestion des archives fait partie des dépenses obligatoires des communes (article L2321-2 du code général des collectivités territoriales).

De plus, le récolement réglementaire est obligatoire lors de chaque élection de maire de communes et président d’établissement public de coopération intercommunale (article 4 de l'arrêté interministériel du 31 décembre 1926). Ce recensement des archives de la collectivité est constitué :

• d’un procès-verbal de décharge et de prise en charge des archives signé par le maire/président sortant et le maire/président nouvellement élu
• du tableau de récolement recensant l’état matériel, les conditions de conservation et les éventuelles lacunes des documents et des collections.

Les archivistes sont là pour vous accompagner dans cette période de transition. N’hésitez pas à solliciter le service du cdg69 à ce propos.
Pour en savoir plus, n’hésitez pas à consulter la « Fiche outil n°12 – Le récolement réglementaire »

Réseau news

C’est le retour des webinaires !

Webinaire sur le récolement réglementaire
Le 5 mars 2026, de 10h30 à 11h, participez à notre webinaire sur le récolement réglementaire. Cette visioconférence thématique est gratuite et accessible à tous sur inscription. Les élections municipales approchent et vous vous questionnez sur le recensement des archives de votre collectivité ? Les archivistes vous accompagnent dans la réalisation de votre récolement réglementaire. Qu’il soit élu ou réélu lors du scrutin de mars 2026, tout maire ou président doit commencer à se préoccuper du récolement des archives municipales ou communautaires. Cette opération obligatoire (article 4 de l'arrêté interministériel du 31 décembre 1926) fait l’objet d’un procès-verbal qui engage la responsabilité de l’autorité territoriale et permet de vérifier l’état matériel, les conditions de conservation et les éventuelles lacunes des documents et des collections. Il constitue une base afin d’améliorer la gestion des archives.

Bilan annuel du service Archives du cdg69

L’année 2025 du service Archives en quelques chiffres :

• 91 missions
• 943 jours de mission
• 27 diagnostics réalisés (contre 20 en 2024)
• 4 missions d’archivage bureautiques
• 3 webinaires

Nouvel agent au service Archives du cdg69
Nous avons le plaisir d’accueillir un septième archiviste au sein du service depuis novembre 2025. Nous souhaitons donc la bienvenue à Victor Bessard, qui complète notre équipe avec Audrey Lacals (cheffe de service), Delphine Auzépy, Mia Viel, Pauline Muller, Dylan Emmanuel, Mahaut Faré et Valérie Monjol-Delphine, assistante du service.

• la « Fiche outil n°26 – La tenue des actes d’état civil » : quelles sont les caractéristiques d’un acte d’état civil ? Comment les conserver ? Dans cette fiche outil, retrouvez les spécificités d’écriture des écrits, les conditions de tenue des registres.
• la « Fiche outil n°27 – Les pièces annexes d’état civil » : que sont les pièces annexes d’état civil et pourquoi doit-on les déposer ? Cette fiche outil présente une liste sommaire des pièces à déposer à chaque fin d’année au greffe du tribunal judiciaire.
• la « Fiche outil n°28 – La gestion des archives d’une commune nouvelle » : comment sont réparties les responsabilités relatives aux archives des anciennes communes ? Cette fiche outil revient sur les obligations concernant la conservation des fonds clos (des anciennes communes) et ouverts (des nouvelles communes).